Digitale Buchführung

Digitale Buchführung ist ein wichtiger Bestandteil für Ihre digitale Transformation
Die fortschreitende Digitalisierung macht wie in allen Bereichen des Lebens und eines Unternehmens auch vor der betrieblichen Rechnungsführung nicht halt und führt gerade hier zu einem unausweichlichen Wandel – mit sehr positiven Effekten: Mit durchgängigen Prozessen ermöglicht Ihnen die digitale Buchführung ein effizienteres und kostengünstigeres Arbeiten und trägt so erheblich zum Firmenerfolg bei.

Was digitale Buchhaltung bedeutet
Eine digitale Buchführung hilft Unternehmen, das betriebliche Rechnungs- und Kalkulationswesen auf elektronischem Weg effizient und effektiv zu gestalten. Der Aufwand für das Einscannen der Belege wird durch die eingesparten Druckkosten und den geringeren Zeitaufwand sowohl in Ihrer Buchhaltung wie beim Steuerberater wieder ausgeglichen. Der Datenaustausch mit Steuerkanzlei, Finanzbehörden und sonstigen externen Stellen erfolgt über vordefinierte Schnittstellen wie DATEV und Elster.

Wie digitale Buchhaltung funktioniert
Die betrieblichen Dokumente, wie Kassen- und Bankbelege, Aus- und Eingangsrechnungen, Bestätigungen und sonstige Unterlagen, die für die Buchführung eine finanzrechtliche oder informative Funktion erfüllen, werden eingescannt, dann digital zugeordnet und anschließend für das Berichtswesen und den Steuerberater aufbereitet. So sind die digitalisierten Dokumente jederzeit verfügbar und können auch wieder in Papierform ausgedruckt werden.

Ein digitales, papierloses Büro ist sicher
Um sowohl die Vorgaben der Finanzbehörden wie auch die gesetzlich vorgeschriebenen Revisionen zu erfüllen, haben Unternehmen bei der Archivierung von Dokumenten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von bis zu 10 Jahren zu beachten – ob digital oder in Papierform.

Die Finanzbehörden haben „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) herausgegeben. Diese fordern eine korrekte und vollständige Erfassung aller relevanter Dokumente sowie eine revisionssichere Datenspeicherung in einem digitalen Archiv. Darüber hinaus sind die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ laut HGB zu beachten, die auch für eine analoge Buchführung gelten.

Doppelte Ablage vermeiden!
Die wenigsten Unternehmen kommen ohne digitale Dokumente aus. Digitalisiert ein Unternehmen seine Papierbelege nicht, hat es folglich zwei Ablagesysteme zu führen: Ein digitales für die digitalen Dokumente und ein analoges Ablagesystem für Papierbelege. Vermeiden Sie die doppelte Ablage und erfüllen Sie die Vorgaben der GoBD, indem Sie eine vollständige Digitalisierung Ihrer Buchführung vornehmen!

Die Vorteile einer digitalen Buchhaltung
Die größte Hürde bei professionellen Digitalisierungsprozessen ist sehr überschaubar: Es gilt, die eigenen, eingefahrenen Denkweisen, Strukturen und Vorurteile zu überwinden! Der erforderliche Invest, verursacht durch z. B. Hardware, Mitarbeiterschulung sowie die gesetzlichen Sicherheitsanforderungen (DSGVO), hat sich in der Regel wieder schnell amortisiert.

Die Bankgebühren für den digitalen Bankdatenimport sowie die digitalen Archivierungskosten sind viel niedriger als die Kosten, die bei einer herkömmlichen Buchführung entstehen. In der digitalen Buchführung stecken weitere finanzielle, organisatorische sowie sicherheitstechnische Vorteile und Einsparpotenziale:

Anschaffungs- & Wartungskosten für Drucker und Kopierer
Betriebsmittel wie Toner, Druckertinte, Papier etc.
Platzbedarf für Printgeräte
Lagerkapazitäten für o. a. Betriebsmittel
Archiv- & Tresorkapazitäten
ortsunabhängiges Arbeiten in hochsicherer Cloud
Online Rechnungsschreibung und Online Kassenbuchführung
Kosteneinsparung bei Personalkosten
geringere Fehlerhäufigkeit aufgrund Automatisierung
Schutz der Daten vor Diebstahl oder Brand
Einheitlicher Informationsstand mit dem Steuerberater
medienbruchfreie, revisionssichere Belegablage
Wegfall händischen Sortierens von Dokumenten
Zeitersparnis durch übersichtliche, digitale Zusammenarbeit
Immer „up to date“ durch digitalen Erhalt der Auswertungen
Überwachung offener Rechnungen
Banking mit vorausgefüllten Zahlungsträgern

Digitales Kassenbuch
Schluss mit der Zettelwirtschaft! Mit dem digitalen Kassenbuch können Sie Kassenbewegungen digital erfassen, revisionssicher dokumentieren und für die Buchhaltung bereitstellen.

Digitale Personalakte und digitale FiBu
Laden Sie die Lohndokumente in die Cloud hoch, wo Sie Ihnen und uns zur Bearbeitung zur Verfügung stehen. Alle Lohnauswertungen werden Ihnen wiederum komfortabel in der Cloud zur Verfügung gestellt.

Datenschutz und -sicherheit durch ein digitales Archiv
Automatisierte Backup-Lösungen und moderne Authentifizierungsverfahren gewährleisten einem digitalen Büro höchste Sicherheit vor Datenverlust, Beschädigung oder unerlaubtem Zugriff durch Dritte. Zugleich ermöglicht eine effiziente Archivierung eine schnelle Verfügbarkeit der Daten. So ist auch die DSGVO leichter umsetzbar, wenn Ihre Dokumente digitalisiert sind, als wenn Sie die Verwaltung von Dokumenten weiterhin in Papierform vornehmen.

Datenverfügbarkeit und -austausch
Die hohe Mobilität digitaler Dokumente erleichtert das Datenmanagement mit externen Stellen (Steuerberater, Lieferanten, Behörden, Banken etc.) sowie mit anderen Anwendungen (z. B. Excel) spürbar. Zudem können Sie Belege, samt eines Kommentars, mit dazugehörigen Buchungssätzen verknüpfen.

Zeitersparnis durch Digitalisierung
Verwaltungsprozesse können verschlankt werden, indem Dokumente in kürzester Zeit auffindbar sind. Der schnelle Zugriff auf Dokumente und Belege durch ein integriertes Dokumenten-Managementsystem bringt nicht nur Zeitgewinn, sondern spart auch Ressourcen im Personalbereich, die Sie entweder für das Kerngeschäft oder gar in die Effizienz Ihrer Verwaltung investieren können. Nutzen Sie ein Cloud-Netzwerk, ist ein Datenzugriff auch von unterwegs möglich – gerade für junge, agile und mobile Unternehmen ohne eigene Räumlichkeiten ist dies ein großer Vorteil.

Reports und Statistiken
Eine professionelle Digitalisierung Ihrer Buchführung sowie viele ausgeklügelte und erprobte Such- und Sortierfunktionen erleichtern das Strukturieren und Aufbereiten der Daten. Zudem lassen sich Statistiken und Auswertungen deutlich einfacher und schneller erstellen.

Wir helfen Ihnen bei Ihrer digitalen Buchführung
Sie übermitteln uns Ihre relevanten elektronischen Dokumente wöchentlich oder monatlich und wir bearbeiten diese, um die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen, die Steuererklärung sowie weitere finanz- oder steuerrechtliche Angelegenheiten für Sie zu erledigen. Dabei ist es sinnvoll, alle relevanten Dokumente im eigenen Unternehmen in eine digitale Form zu bringen und nicht z. B. durch den Steuerberater einscannen zu lassen. Die elektronische Rückübermittlung der bearbeiteten Dokumente erfolgt dann samt ausgewerteter Ergebnisse durch uns.

Wir helfen Ihnen weiter!
Die Steuerkanzlei Schirra ist Ihr zuverlässiger, erfahrener Partner für finanzrechtliche sowie steuerliche Angelegenheiten aller Art und begleitet auch Ihr Unternehmen bei der digitalen Transformation. Viele unserer Mandanten haben wir schon auf den digitalen Weg gebracht und für sie die Weichen für die Zukunft gestellt.